Akaunting – Un Nuevo ERP Gratuito y Fácil de Usar

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En este artículo me gustaría hacer una valoración y hablaros acerca de mi experiencia y primer contacto con un software de gestión o ERP que está disponible para descargar y es gratuito. Akaunting es una aplicación de servidor, que podéis instalar en cualquier dominio y que os ayudará si necesitáis llevar un pequeño stock y generar unas pocas facturas de forma rápida y sencilla.

Se trata, eso sí, de una aplicación que se ha de instalar en un servidor con php y mysql. Puede pareceros un poco excesivo, pero este tipo de aplicaciones añade muchas más ventajas porque permiten trabajar desde cualquier dispositivo (Android, apple, Windows etc) y con múltiples usuarios. Leeros el artículo y valorar si os puede interesar usarlo, os daré unos consejos y recomendaciones.

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1. Qué es Akaunting?

2. Instalación Akaunting (ERP)

3. Funcionalidades Básicas

4. A la Práctica com ERP Gratuito

5. Ventajas – Fácil y Gratuito

6. Conclusión

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¿Qué es Akaunting?

 

Akaunting es un software servidor, es decir, lo tenéis que instalar en un servidor ( de internet o no ) y los datos se quedarán guardados y alojados en una base de datos a la cual podréis acceder desde cualquier ordenador conectado a la red y que tenga un navegador de internet, Chrome por ejemplo o Firefox.

La aplicación se ejecuta siempre en el servidor y si la instaláis en un servidor de Internet la podréis utilizar incluso desde un teléfono móvil o una Tablet y además desde cualquier ordenador, ya sea el vuestro o el de otra persona.

En mi caso y para hacer las pruebas, instalé el ordenador en un dominio de Internet que tengo para realizar este tipo de pruebas. Lo configuré en un subdominio para que no me afectara a la página de pruebas y la aplicación quedara completamente aislada de la web principal.

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Instalación de Akaunting

 

Instalar este ERP gratuito es sencillo, pero requiere de algunos conocimientos básicos y un poco de experiencia. Los pasos de la instalación son rápidos y no dan problemas:

1. Crear una base de datos donde alojar la aplicación
2. Verificar los requerimientos de php e instalar los módulos (aunque debieran estar ya instalados por defecto)
3. Copiar el archivo zip y descomprimirlo en el directorio web
4. Iniciar la instalación mediante el navegador accediendo al archivo index.php

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En este vídeo podéis ver los pasos que realicé durante la instalación. En mi caso dio algunos problemas, pero que no debieran afectar a otros usuarios. Nada que alguien con conocimientos básicos no pueda entender o que un técnico no pueda solventar. El vídeo no muestra estos problemas, sino una versión simplificada, exitosa y limpia de todo el proceso.

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Durante la instalación la aplicación solicita los parámetros de la base de datos y si son correctos, vuelca todas las tablas en la base de datos. A continuación, el asistente crea la empresa por defecto y nos solicita 2 correos y una contraseña.  Hecho esto, ya podremos acceder como usuario administrador.

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Funcionalidades Básicas del ERP

 

La aplicación permite llevar un control de los elementos más básicos de una empresa:

• Artículos
• Clientes
• Proveedores
• Facturas Compra
• Facturas Venta
• Impuestos
• Formas de Pago
• Recibos
• Cuentas bancarias

Permite además obtener una visión clara de los beneficios y el rendimiento de la empresa mediante gráficas. Sabemos en todo momento el beneficio, los gastos y los ingresos de nuestra actividad, por días, semanas y meses. También podemos saber qué debemos y qué tenemos que cobrar en el futuro.

Como curiosidad también permite hacer un control de stock rudimentario, que te avisa cuando vendes ciertos productos y agotas las existencias. Como particularidad, también existe la posibilidad de crear facturas de venta directa sin tener en cuenta el stock, lo cual ayuda a generar facturas de servicios al vuelo y sin muchos dolores de cabeza.

 

La vídeo siguiente muestra las funcionalidades básicas de Akaunting que he grabado tras acabar de instalar la aplicación.  Es importante recalcar y matizar que este era mi primer “contacto” con el software. Tengo experiencia con ERPs y quería que vierais mi primer contacto de verdad: añadiendo un producto, añadiendo un cliente, facturando un producto y un servicio.

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Podéis leer la lista completa de funcionalidades que incluye en la página oficial: https://akaunting.com/features

 

Una de las pocas funcionalidades avanzadas como ERP gratuito que me ha parecido interesante, es la posibilidad de añadir un servidor smtp para poder enviar todas las facturas en archivo pdf a la dirección de correo del cliente y de esta forma ni siquiera tener que abrir el programa de correo electrónico, ni tener que descargar la factura nosotros mismos. Le damos al botón de “enviar factura” y en pocos segundos el cliente la recibe.

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A la Práctica – Fácil y Gratuito

 

Entiendo que la principal respuesta que un lector pueda estar buscando en este artículo es ¿Puedo utilizar Akaunting (ERP Gratuito) para mi día a día como autónomo o para una empresa pequeña?

Mi respuesta es Sí. Pero !! al menos en España depende de un factor importante. La legislación española incluye una serie de matices que Akaunting no ofrece de forma natural. La más importante es la retención de IRPF para usuarios autónomos al preparar las facturas. Quizás pudiera sortearse esta dificultad añadiendo una línea en negativo como concepto, pero igualmente los cálculos para el importe final debieran realizarse a mano, por lo que cada factura que retuviera IRPF a un cliente acabaría siendo un quebradero de cabeza. Tampoco nos engañemos, si al final resulta que las facturas que retienen IRPF las tenemos que realizar en Excel porque son muy pocas, tampoco pasa nada siempre y cuando la numeración sea consistente en caso de tener una inspección de Hacienda.

Si estáis interesados en utilizar Akaunting, por favor consultad con vuestro contable antes de hacer nada.

Además, me encontré con un bug al instalar Akaunting y es que nunca pude añadir usuarios a la aplicación que no fuera el usuario administrativo. Al visitar la web de soporte descubrí que se trataba de un bug documentado, que con toda seguridad solventarán en una versión posterior. Demuestra que es una aplicación joven con fallos todavía iniciales. No tiene importancia a priori, pero crear usuarios permite que los clientes puedan acceder a sus facturas, por lo que si esta opción no funciona correctamente, empaña la gracia de disponer de un ERP en internet accesible por la empresa y los clientes.

¿Es todo tan malo? No, en absoluto. La aplicación es muy simple y útil para generar facturas de servicios a clientes finales que no sean autónomos, como he comentado antes. Su sistema de entradas y salidas de material también es práctico para empresas pequeñas o autónomos que gestionan un stock muy simple. Lo suficientemente equilibrado para controlar el material sin que se convierta en un lastre para el día a día de la empresa.

La facilidad para generar facturas de servicios es sencillamente genial y en menos de 2 minutos tenemos nuestra factura lista. Le echo en falta un sistema de presupuestos que sin duda sería muy útil para los autónomos, y así podrían generar facturas directamente de los presupuestos aceptados.

No incluye contabilidad de ningún tipo, pero eso no es un gran problema porque la mayoría de empresas envían sus facturas al contable y un programa de contabilidad debe ser específico para cada país. El hecho de disponer de una versión en la red permite además que los contables se conecten a la aplicación e importen los datos que nosotros hemos introducido en el día a día sin necesidad de que les enviemos documentación, o papeles etc.

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_empty_space][vc_column_text]A continuación os dejo unas cuantas fotografías sacadas de este ERP gratuito. Espero que os sean útiles para ver las distintas opciones que ofrece la aplicación.[/vc_column_text][vc_empty_space][vc_media_grid gap=”15″ item=”mediaGrid_ScaleInWithIcon” grid_id=”vc_gid:1573121564024-f4c8d27e-73cd-0″ include=”15473,15472,15471,15470,15469,15468″][vc_empty_space][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_empty_space][vc_column_text]

Ventajas de este ERP

 

Akaunting tiene claras ventajas y un solo inconveniente importante según la legislación española (ya lo he detallado antes). Voy a incluir todas las características que me han parecido importantes teniendo en cuenta que se trata de un software para ayudar a empresas o autónomos gestionar su día a día y facturar sin complicaciones.

• Multi Empresa (pues sí, también podéis facturar en negro)
• Simplificación de los procesos de facturación
• Control de Stock
• Posibilidad de enviar facturas directamente al cliente en pdf desde la aplicación.
• Gráficas de Estado de la empresa, beneficios vs gastos
• Categorías de gastos y de ingresos para segmentar los datos
• Software online accesible desde cualquier dispositivo

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Incluyo 2 pantallas de Android para que se vea la simplicidad y la funcionalidad responsive

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Conclusiones

 

En resumen, Akaunting es un software ERP gratuito que está pensado para facilitar el trabajo de pequeñas empresas ofreciendo funcionalidades básicas, pero imprescindibles para facturar y trabajar.  Al ser un software anglosajón, carece de las peculiaridades del sistema español, como por ejemplo retención de irpf o los recargos de equivalencia. Lo compensa con su simplicidad y agilidad para realizar el trabajo, especialmente pensado para usuarios que necesitan mucho más que un Excel, pero lo imprescindible un ERP profesional.

 

[dt_highlight color=”red” text_color=”white” bg_color=””]Si sueles facturar a otros trabajadores autónomos ERP gratuitos quizás no es para ti.[/dt_highlight] [dt_highlight color=”green” text_color=”black” bg_color=””]Si facturas a clientes particulares, que no retienen IVA ni IRPF, podrás aprovechar al máximo esta aplicación, pensada para ser práctica, intuitiva, rápida y eficiente. [/dt_highlight]

 

A diferencia de otras aplicaciones que encontraremos disponibles en el mercado, Akaunting no tiene ningún misterio, ninguna dificultad para empezar a trabajar en menos de 1 hora tras la instalación. Me parece que no se le puede pedir más a una aplicación que se ha diseñado con el eslogan “Easy Accounting”

¿Por cierto, he mencionado también que es gratuito? Sí, al 100%[/vc_column_text][vc_empty_space][vc_column_text]

Agradezco el interés en leer el artículo y si os ha gustado, por favor, no dudéis en comentarlo o en enlazarlo. No seáis tímidos por favor, que si no, no tiene gracia escribir. Podéis hacerme preguntas y las intentaré responder dentro de mis posibilidades.

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